Mettre en place une ergonomie optimale

Nous créons des produits ergonomiques visant à améliorer le bien-être physique et mental des personnes qui les utilisent.

Pour créer un poste de travail véritablement efficace, confortable et sain, nous sommes convaincus que vous devez vous intéresser à l'ergonomie au sens large. C'est la raison pour laquelle nous concevons des produits complémentaires aux sièges et bureaux ergonomiques, afin de constituer le « triangle d'or » de l’ergonomie au bureau.

Un poste de travail ergonomique

Lorsque vous leur demandez ce qu'est un poste de travail ergonomique, de nombreuses personnes vous marmonneront quelque chose comme « des bureaux et sièges ajustables en hauteur ». Mais comme nous l'avons mentionné, cela va bien plus loin. D’une manière générale, vous pouvez diviser le thème de l’ergonomie au travail en 3 sujets principaux : climat de travail, activité physique et poste de travail.

Climat de travail

Hôpitaux, prisons, bureaux ou encore salles d'attente de gares, les études arrivent systématiquement à la même conclusion : plusieurs aspects liés à votre climat de travail au sens large peuvent avoir des effets positifs ou négatifs sur vos performances professionnelles. Voici quelques domaines essentiels à prendre en compte :

• Lumière et éclairage — Comme les décorateurs d'intérieur le savent, obtenir la bonne intensité lumineuse sur le poste de travail est important pour diverses raisons. Environ 85 % des informations que nous recevons sont transmises par la vue. Un éclairage approprié, sans éblouissement ou ombres, facilite donc la tâche des employés, tout en réduisant éventuellement la fatigue oculaire et les maux de tête^[i].

  Gispen, marque de meubles réputée et cliente de Dataflex, a assisté Rabobank dans la mise en place du nec plus ultra en matière de bureaux, où des panneaux de protection solaire automatisés placés sur le mur extérieur du bâtiment communiquent avec le système d'éclairage intérieur, garantissant ainsi un niveau de luminosité toujours optimal. Vous n'avez pas à en faire autant, mais en évitant le pire en termes d'éblouissement et d'ombres, vous pouvez contribuer à réduire la fatigue et les maux de tête et améliorer ainsi la performance professionnelle.

• L'acoustique — Une étude indique que la productivité peut chuter jusqu’à 66 % lorsque vous essayez d'effectuer des tâches cognitives dans un espace où les conversations des autres sont clairement audibles^[ii]. Mais le silence absolu n'est pas non plus la solution, il peut être oppressant et intimidant. Essayez donc de passer un appel dans une salle silencieuse pleine de monde ! La solution est de trouver le bon niveau sonore environnant (ou « masquage sonore » - situé généralement entre 50 et 60 décibels), afin de masquer les conversations, en en réduisant le niveau sonore, facteur de déconcentration.

• Climat — Chacun sait qu'il n'y a rien de pire qu’un système de climatisation tombant en panne lors d'une journée de fortes chaleurs, ou qu’un système de chauffage vous lâchant en plein hiver. D’ailleurs, des études confirment qu'obtenir la bonne température peut avoir un impact très significatif sur les performances de travail. Selon une étude, la température optimale se situe autour de 22°C. Mais le plus frappant sans doute est que ces mêmes performances chutent de manière importante lorsque vous travaillez dans un bureau soumis à des températures extrêmes. Ainsi, à 30°C par exemple, les personnes ne travaillent qu'à 91,1 % de leurs capacités maximum^[iii].

• Un poste de travail bien organisé — Beaucoup s'en doutent déjà : un poste de travail bien rangé est souvent synonyme d’efficacité dans le travail. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais les avantages vont plus loin. Travailler dans un environnement bien rangé, organisé, peut atténuer le stress et vous aider à penser plus clairement. Le lieu est plus sain, contient moins de particules poussiéreuses porteuses de germes, et réduit les risques de soucis de santé et de sécurité, en réglant par exemple le problème des câbles d'ordinateur désordonnés. L’endroit est aussi plus sûr pour toute entreprise disposant de documents confidentiels. Tout aussi important : un bureau soigné et bien rangé donne une impression de professionnalisme, d'efficacité et de fiabilité aux clients, partenaires et candidats à un poste en visite dans votre établissement.

  Mais avant que votre entreprise ne commence à émettre trop de consignes... sachez qu’une étude^[iv] indique que dans un espace bien rangé, les gens ont moins tendance à commettre des délits et sont plus généreux. Mais il est aussi prouvé qu'un environnement de travail en désordre peut rendre les gens plus créatifs et leur permettre de penser de manière moins conventionnelle - des qualités très appréciées chez de nombreux employeurs. L'un n'empêche pas l'autre bien sûr. Mais même si améliorer votre espace de bureau présente certains avantages évidents, et simples à obtenir, les entreprises doivent aussi reconnaître qu'il n'y a pas de solution unique. Vous avez un collègue un peu « particulier » dans votre entreprise, du genre bohème, jonglant avec les tasses à café derrière des piles de documents ? Une entreprise misant sur l'audace cherchera des solutions flexibles, sans préjugés.

• Plantes — Fini le temps où une belle plante était placée dans un coin par une réceptionniste attentive pensant que « cela ferait joli ». Du moins, il devrait en être ainsi. Car, les études^[v] le prouvent systématiquement : les plantes agissent positivement sur les employés de bureau. Il a été démontré dans une étude que le niveau de stress et les sentiments négatifs chutaient de 30 à 60 % parmi les employés ayant des plantes dans leur bureau. Inversement, ceux qui n'en avaient pas voyaient leur niveau de stress et leur mauvaise humeur augmenter de 20 à 40 %. Une étude menée par ailleurs sur une période test de 3 mois a permis de démontrer qu'il suffisait d’une seule plante de bureau pour changer considérablement le climat de travail.

Activité physique

L'inactivité physique a un coût

Un autre facteur important ayant des répercussions sur votre efficacité et bien-être professionnel : votre niveau d'activité physique. Les employés sédentaires y sont particulièrement exposés, des millions d'employés de bureaux passant le plus clair de leur journée assis derrière un bureau. Les listes largement documentées des effets causés par un style de vie sédentaire^[vi] font un peu froid dans le dos et mentionnent un taux plus élevé des risques suivants : anxiété, maladies cardiovasculaires, thromboses veineuses profondes, dépression, diabète, forte pression artérielle, obésité, ostéoporose, calculs rénaux, douleurs cervicales, sciatiques et autres douleurs lombaires. Cette liste est loin d'être exhaustive.

La seule pratique d'un sport ne suffit pas

Mais si vous pensez que seuls les incorrigibles sédentaires en sont victimes, vous faites fausse route. En général, ces risques sont plus élevés chez les personnes restant assises sans bouger plus de 5 heures par jour. Et pour pousser la réflexion plus loin : il a été démontré que cela reste un facteur de risque quel que soit votre IMC (indice de masse corporelle, mesure approximative utilisée pour déterminer votre corpulence), que vous fassiez beaucoup de sport ou non. En d'autres termes, les effets d'une journée passée affalée derrière votre PC ne s’effacent pas par 10 km de vélo pour rentrer chez vous, ou même par un cours de Pilates ou une séance d'entraînement de rugby.

En finir avec la « mise en sommeil du corps »

Mais, bonne nouvelle !... Des études démontrent de plus en plus qu'une grande partie du problème serait due à une position assise trop prolongée, ininterrompue, mettant ainsi en quelque sorte, selon certains chercheurs, notre corps en sommeil^[vii]. Ce qui voudrait dire alors - et l'étude abonde dans ce sens - que briser régulièrement cette inactivité physique au cours de la journée pourrait vous permettre de réduire de manière importante les risques de tous ces effets négatifs.

Alors, comment faire pour éviter ce « sommeil corporel » ? La plupart des spécialistes vous recommandent de vous lever quelques minutes au moins toutes les heures. Lever littéralement vos fesses de votre siège et faire quelques pas est mieux que rien. Parallèlement à cela, beaucoup de ces spécialistes recommandent aussi leurs propres séries de simples exercices.

Programmes d'exercices

Ces exercices peuvent contenir des conseils de bon sens, comme dans cette courte vidéo ou bien encore des séries d'exercices tels que celui-ci: Stretching Exercises (PDF instructions en anglais).

Conseil : beaucoup d’exercices ne sont peut-être pas nouveaux pour vous. Mais le fait est : vous devez les faire. Installez un logiciel vous incitant à pratiquer régulièrement de courts exercices, ou bien inscrivez un message de rappel du type « C’est l’heure de bouger ! » dans votre agenda électronique, et qui apparaîtra plusieurs fois par jour sur votre écran. Du moins jusqu'à ce que cela devienne un automatisme - car en général, les habitudes peuvent être aussi bien bonnes que mauvaises.

Passer à autre chose est (presque) aussi bon que de se reposer

La fatigue psychologique est un autre problème pour ceux n’arrivant pas à se détacher de leur écran. Il est prouvé dans ce cas que de passer à une autre tâche peut aider. Ce qui, idéalement, impliquera aussi un peu de mouvement physique. Une étude a cependant démontré que les personnes travaillant sur ordinateur et passant jusqu'à 20 % de leur temps de travail à surfer sur Internet sont en moyenne 12 % plus productives que leurs collègues bien sages qui s’en abstiennent^[viii].

Hydratation

Comme nous le savons tous, l'eau est vitale – au sens propre du terme - pour notre bien-être.^[ix] Paradoxalement, alors que nous savons nous réhydrater par exemple lorsque nous faisons du sport, il peut nous arriver parfois d’oublier de boire quelques gorgées d'eau lorsque nous travaillons. Contrairement à ce que l'on peut lire parfois, inutile d'en boire des litres. Souvenez-vous simplement de vous demander « Est-ce que j'ai soif ? ». Si c’est le cas, buvez un peu d’eau. Et pensez-y : si vos urines sont plus foncées, cela peut signifier que vous ne buvez pas assez.

Même s'il est vrai que les jus de fruits, le thé, le café et même les boissons non alcoolisées sont tous hydratants, pourquoi ne pas tout simplement offrir quelque chose de sain à votre corps ? Inutile de boire une eau minérale onéreuse. Des études ont montré que dans beaucoup d'endroits, l'eau du robinet est en fait plus pure que de l'eau en bouteille. Alors, appréciez un bon verre de Château La pompe !

Conseil : conservez une bouteille d'eau sur votre bureau. Lorsqu'elle est vide, vous devrez vous lever pour aller la remplir !

Retrouvez la forme, restez en forme

Et n’oubliez pas : un bon exercice physique traditionnel en dehors du travail reste quelque chose de très positif. Des études suggèrent que des personnes faisant de l'exercice physique au moins 4 heures par semaine ont tendance à être en aussi bonne santé que celles assises moins de 4 heures par jour mais ne pratiquant pas d'exercice physique particulier. Comme mentionné ci-dessus, pratiquer un sport ne suffit donc pas.

Workstation

Un aperçu limité

Mais alors, si le sujet est si vaste, pourquoi tant d'entreprises, tout comme beaucoup de gens, tendent à penser que l'ergonomie n'est synonyme que de bon positionnement des bureaux et des sièges ?

Une explication possible consiste à dire que si une personne ne peut pas travailler confortablement et indique souffrir régulièrement de douleurs dans le dos, le cou et les épaules - ou pire, si elle se porte malade régulièrement - il est alors à parier que quelque chose ne va pas dans sa posture. Des douleurs de ce genre attirent l'attention du management et du médecin du travail. L'aspect physique ergonomique est alors souvent traité en premier, et dans de nombreuses entreprises, cela s'arrête là. Ce qui, dans l'esprit de nombreux managers et employés, équivaut à l'équation et conclusion suivante : ergonomie = bon positionnement du bureau et du siège.

Au-delà des bureaux et sièges

L'ergonomie physique est bien entendu une composante très importante de l'ergonomie en général, et la base d'une activité professionnelle confortable et saine, car elle facilite une bonne posture. Cependant, même dans ce cas, en se bornant à ne porter leur attention que sur le bureau et les sièges, les entreprises passent à côté d'un élément essentiel de l'équation : les bras supports écrans, peut-être parce qu'il y a seulement quelques dizaines d'années, un écran d'ordinateur sur votre bureau était un élément relativement nouveau dans la plupart des entreprises.

Les 3 piliers

Les trois piliers - sièges, bureaux et écrans - forment une sorte de « triangle d'or » de l'ergonomie physique, chacun jouant le même rôle par rapport aux deux autres dans la définition de votre posture . Voici ce qui ne fonctionne pas :

Lorsque l'écran de votre bureau n'est pas placé à la bonne hauteur, ni à la bonne distance, vous commencez alors inévitablement à vous affaler : soit en vous penchant trop sur votre bureau, soit en vous tenant trop en arrière. On ne s’en rend pas compte en le faisant, ainsi vous pouvez très bien rester une demi-heure devant votre écran dans une mauvaise position. Nos yeux essayant constamment de trouver la distance et l’angle idéaux par rapport à l'écran, votre tête s'ajuste en conséquence. De même, le cou et le dos suivent automatiquement, même si votre siège et bureau ont été bien ajustés, pour s'adapter à votre corps et vos besoins.ne hauteur, ni à la bonne distance, vous.

Alors, si vous vous demandez pourquoi, malgré tous vos efforts pour régler votre siège et votre bureau d'une manière ergonomiquement correcte, vous souffrez toujours de ces douleurs de cou tenaces, de douleurs lombaires ou autres symptômes, la réponse se trouve sans doute dans le troisième élément crucial souvent oublié du trio que nous avons évoqué : la position de votre bras support écran. Si une entreprise veille à bien les positionner pour ses employés, ceux-ci seront vraiment assis confortablement.

Opter pour les bons choix

De nombreuses recommandations existent pour vous aider à bien régler votre poste de travail. Assurez-vous seulement d’utiliser celles prenant en compte, de manière égale, les 3 éléments clés : bureau, siège et bras support écran. Voici nos recommandations : Posture guidance (PDF instructions en anglais).

Une enterprise ergonomique

Même si elles ne l'étaient pas avant, les raisons expliquant l'importance de l'ergonomie à toute entreprise dotée de bon sens sont désormais évidentes. Si une bonne/mauvaise ergonomie peut avoir un tel effet positif/négatif sur la santé physique, mentale, et le bien-être individuel général, ces effets sont tout simplement décuplés dans le cas d’une entreprise :

Les essentiels

Productivité

« Les employés qui ne se sentent pas bien sont peu performants »; « vous travaillerez mieux dans un cadre professionnel propice à ce travail. » Ces conclusions peuvent peut-être paraître un peu simplistes aux yeux de certains, mais certainement pas à l'échelle de l'ensemble des salariés. D'innombrables études ont montré que mettre en place une démarche ergonomique appropriée améliore la productivité^[x]. Une étude réalisée dans un bureau a mis en évidence que les taux d'erreurs chutaient alors de 25 % et que le temps de travail actif augmentait de 40 % (temps passé véritablement à l'exercice d'une tâche).

Économies réalisées

Il est dit qu’une bonne ergonomie permet de faire des économies, les chiffres font plus que le confirmer. Aux États-Unis, 1 $ sur 3 dépensés en coûts d'indemnisation pour les employés est attribué aux troubles musculo-squelettiques. Et généralement, la plupart des symptômes physiques liés à l'ergonomie sont liés à des troubles musculo-squelettiques. En réduisant systématiquement les facteurs de risques liés à l'ergonomie physique, l'employeur moyen économisera 33 % en coûts d’indemnisation.

Mais les maladies et blessures engendrent des coûts directs et indirects. La plupart des entreprises ont une idée assez précise de leurs coûts directs. Mais lorsqu’elles entendent du Département du travail américain que celui-ci estime que les coûts indirects atteignent jusqu'à 20 fois ceux des coûts directs liés à une blessure par exemple, les entreprises se disent qu'elles ne sont pas au bout de leur peine^[xi].

Absentéisme

L'effet le plus négatif d'une mauvaise ergonomie est lorsque les personnes sont obligées de se porter malade. Cette situation peut aussi avoir un impact négatif sur les collègues directs, qui devront alors absorber plus de travail au détriment de leurs activités principales, ainsi que sur le moral général de toute l'équipe. Les chiffres varient énormément bien sûr, mais les études montrent invariablement que la mise en place de politiques solides en matière d'ergonomie réduit le niveau d'absentéisme des employés. Une étude datant de 1990, menée par le Département du travail américain, a découvert que le fait de repenser le poste de travail (sièges ergonomiques ajustables, lampes de travail, panneaux acoustiques) et d'agrandir l'espace, permettait d’augmenter la productivité de 10 à 15 % et de faire chuter l'absentéisme de 14 %^[xii].

Bien-être et attitude positive

Peut-être sans surprise, les études confirment aussi l'effet positif des bonnes pratiques ergonomiques sur les employés^[xiii]. En dehors du fait que les personnes se sentent mieux et travaillent donc mieux, elles ont aussi tendance à adopter une attitude plus positive envers vous, leur employeur. Cela s’explique par une sorte de « cocktail » conscient et inconscient mêlant à la fois le bien-être, le fait d’être en contact avec des collègues qui se sentent bien, la création d’un climat de travail général plus positif, l'appréciation des efforts déployés par votre employeur pour créer pour vous un espace de travail agréable (peut-être en comparaison avec des employeurs précédents) etc. Il est alors facile d'observer la mise en place d'une dynamique vertueuse entraînant tour à tour des effets positifs. Il vous suffira bien sûr de remplacer une bonne ergonomie par de mauvaises pratiques pour observer au contraire que cette dynamique s'inverse pour engendrer un cercle vicieux générateur de stress, douleurs, moral bas, ressentiments envers l'employeur, productivité plus faible, absentéisme, etc.

Les bons accessoires ergonomiques sont conçus sur mesure et non en série

Nous ne vous en voudrons pas si vous croyez qu'il suffit à une entreprise de lister des domaines d'amélioration nommés ci-dessus en matière d'ergonomie, de télécharger quelques recommandations sur la posture, des exercices, de faire venir quelqu'un pour évaluer l'éclairage et l'acoustique, de placer une plante dans un coin de chaque bureau, pour que tout aille bien. Non, cela ne suffit pas.

Chaque organisation est unique

Chaque organisation est unique. C'est un cliché bien sûr. Et comme la plupart des clichés, certains se vérifient. Ce caractère unique peut avoir des effets importants sur certains aspects de l'approche adoptée par votre entreprise à l’égard de l'ergonomie.

À titre d'exemple, comparez les exigences physiques ergonomiques d'une entreprise « traditionnelle », où la plupart des gens travaillent tous les jours de 9 h à 17 h derrière le même bureau, et celles d'une grande société de conseil adepte de la philosophie des nouvelles pratiques de travail (NWoW).

Dans le bureau traditionnel, chaque employé peut ajuster son poste de travail individuellement, en fonction de besoins en grande partie immuables. Dans une société de conseil, les personnes vont et viennent toute la journée, s'assoient derrière n'importe quel bureau de passage disponible, peuvent peut-être utiliser leur ordinateur portable ou tablette ou un ordinateur de bureau disponible. Et puis il y a les salles de réunion, les espaces de travail collaboratifs, les salons de travail etc. Comparée à celle d’un employeur traditionnel, la politique d’une telle entreprise se concentrera probablement d’une part sur l'éducation, et se basera d'autre part sur d’autres critères lors de l’achat de meubles de bureau et accessoires.

Les bonnes pratiques évoluent

Dans un monde numérique en pleine mutation, les entreprises doivent aussi reconsidérer et réviser constamment leurs pratiques en matière d'ergonomie. Voici ici deux bons exemples permettant d'illustrer cette constatation : les logiciels et les tablettes.

Il y a tout juste quelques années, personne ne travaillait sur une tablette. Aujourd'hui, beaucoup de gens le font, et demain, qui sait - et c'est là que tout se joue : personne ne le sait - peut-être que tout le monde le fera. Les personnes travaillant sur des tablettes ont tendance à les utiliser longtemps, dans des positions inconfortables, qu'elles ne rêveraient certainement pas d'adopter sur un ordinateur de bureau traditionnel, ou même un ordinateur portable. Elles les tiennent généralement d'une manière leur permettant de se sentir à l’aise, « faisant probablement de leur mieux » en cherchant à trouver une position aussi confortable que possible étant donné qu'elles doivent tenir un écran leur servant aussi de clavier^[xiv].

Les logiciels sont un autre exemple. Sur un bon logiciel, les outils utilisés pour exécuter des tâches particulières - comme par exemple la mise en page dans un programme de retouche - sont regroupés dans des ensembles et sous-ensembles intuitifs et/ou logiques. Il s'agit ici d'un exemple simple illustrant une bonne ergonomie cognitive^[xv]. Elle aide l'utilisateur, en rendant son travail plus efficace et agréable. Mais beaucoup de logiciels ont des effets inverses : ils sont mal organisés, leurs interfaces sont illogiques et freinent l'utilisateur, l'empêchant de trouver ce qu'il souhaite, augmentant sa frustration, le fatigant souvent et le rendant de mauvaise humeur.

Culture d'entreprise

Prenez les deux exemples précédents (logiciels et tablettes). Quelle serait la bonne prochaine étape à suivre ? Émettre des recommandations à tous sur la manière de tenir leur tablette et bannir tous logiciels non conformes à certains critères ? Publier un article dans la lettre d'information de l’entreprise en y insérant un lien vers des articles portant sur les bonnes pratiques ? Ou bien, demander au manager local d'échanger sur le sujet avec ses équipes et de leur trouver une solution optimale ? Comme vous l'avez deviné, il n'y a pas de bonne réponse. Tout dépend de votre culture d'entreprise (et ces réponses assument toutes que nous parlons d'une grande organisation ; une agence de design de 5 personnes par exemple est un cas encore très différent). Vous devez faire ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Un autre domaine influencé par la culture : l'activité physique. Certaines entreprises tentent de faire bouger leurs employés en les incitant à faire du sport le midi, ou à rejoindre l'équipe du semi-marathon local. D'autres proposent à leurs employés de mesurer leur niveau de cholestérol et leur pression artérielle. Comme pour la plupart des aspects de la vie professionnelle, tout dépend de vos employés, des circonstances et de votre style.

Comment Dataflex peut vous aider

Chez Dataflex, nous nous spécialisons sur un aspect de l'ergonomie physique : nous concevons des bras supports écrans (qui ont d’ailleurs été primés), des barres d'outils, des supports documents et bien d'autres accessoires ergonomiques destinés au poste de travail doté d'un ordinateur. Et comme nous sommes des spécialistes - depuis plus de 30 ans maintenant - nous sommes aussi à même de vous proposer les conseils d'expert dont vous avez besoin pour vous assister dans cette étape importante qu'est la mise en place d’une démarche ergonomique.

1. Canadian Centre for Occupational Health & Safety http://www.ccohs.ca/oshanswers/ergonomics/lighting_general.html
2. The Guardian http://www.theguardian.com/small-business-network/2014/feb/20/sound-acoustics-productive-office
3. Lawrence Berkeley National Laboratory, Berkeley, CA.https://indoor.lbl.gov/sites/all/files/lbnl-60946.pdf
4. Association for Psychological Sciencehttp://www.psychologicalscience.org/index.php/news/releases/tidy-desk-or-messy-desk-each-has-its-benefits.html
5. New University of Technology Sydney research, covered in a Nursery & Garden Industry Australia articlehttp://www.ngia.com.au/Attachment?Action=Download&Attachment_id=1430
6. Wikipediahttps://en.wikipedia.org/wiki/Sedentary_lifestyle
7. NPRhttp://www.npr.org/2011/04/25/135575490/sitting-all-day-worse-for-you-than-you-might-think
8. University of Melbournehttp://newsroom.melbourne.edu/news/n-19
9. WebMDhttp://www.webmd.com/diet/6-reasons-to-drink-water?page=1
10. Washington State Dept. of Labor & Industrieshttp://www.pshfes.org/Resources/Documents/Ergonomics_cost_benefit_case_study_collection.pdf
11. US Dept of Laborhttps://www.osha.gov/dcsp/smallbusiness/safetypays/estimator.html
12. US Dept. Of Laborhttps://www.osha.gov/SLTC/ergonomics/success_stories.html
13. Fast Companyhttp://www.fastcompany.com/3021985/work-smart/the-science-of-posture-why-sitting-up-straight-makes-you-happier-and-more-product
14. Work: A Journal of Prevention, Assessment, and Rehabilitationhttp://www.iospress.nl/ios_news/shoulder-pain-from-using-your-ipad-dont-use-it-on-your-lap
15. Ergowebhttps://ergoweb.com/what-is-cognitive-ergonomics