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Tout ce que vous devez savoir sur les supports de documents


Qu’est-ce qu’un support de documents ?

Un support de documents (appelé aussi porte-documents ou porte-copies) vous permet de positionner un document papier auquel vous vous référez (pour saisir des données par exemple) pendant que vous travaillez sur un document numérique à l’écran d’une façon que les deux puissent être lisibles de façon optimale.

Presque tous ceux qui utilisent un ordinateur dans leur travail quotidien ont parfois une tache exigeant de se référer à un document papier pendant qu’ils sont en train de taper. Dans de tels cas, s’il est utilisé correctement, un support de documents bien conçu peut avoir un impact ergonomique positif majeur. Il aide par là-même à réduire le risque ergonomique induit par sa non utilisation.

Les avantages liés à l’utilisation d’un bon support de documents. Et les problèmes pouvant se poser si vous n’en utilisez pas.

L’utilisation d’un support de documents ne se résume pas à travailler de façon plus efficace et plus agréable. Elle permet d’éviter toute une série de dangers ergonomiques classiques comme :

  1. Une torsion du cou antinaturelle :
    en positionnant le document le plus près possible de l’écran ou au niveau de votre angle de vue naturel quand il passe du clavier à l’écran, vous évitez de vous tordre le cou quand vous passez du document papier à l’écran et vice versa.

  2. Une fatigue oculaire et des migraines inutiles :
    avec un support de documents de bonne qualité, le document se trouve à la même distance et dans le même angle que votre écran d’ordinateur par rapport à vos yeux. Si nous partons du principe que votre écran d’ordinateur est déjà placé à la distance ergonomique optimale (distance égale au bras), le support de documents fera en sorte que le document papier soit lui aussi placé le plus près possible de cette position idéale.

  3. Une colonne vertébrale incurvée :
    si vous n’utilisez pas de support de documents, vous devez poser votre document papier sur le bureau, habituellement à côté du clavier. Pour pouvoir lire le document, qui comporte souvent des lettres imprimées plus petites ou des notes prises à la main, vous devez vous pencher en avant en incurvant votre colonne vertébrale, dans une posture propice à la naissance de problèmes ergonomiques.


Comment tirer le maximum de votre support de documents

Comme mentionné plus haut, en plaçant le document que vous utilisez à la bonne hauteur en face de vous, vous évitez d’imposer une tension à votre colonne vertébrale, votre cou, vos yeux ainsi qu’à d’autres parties de votre corps. Et toutes sortes d’autres maux, douleurs et problèmes chroniques plus sérieux. Les portes-documents qui peuvent vous y aider sont déclinés dans différents designs mais on peut principalement les regrouper dans 2 catégories :

  • Le support de documents autonome :
    il est conçu pour être posé à côté de votre écran. Il faut vous assurer que votre porte-documents soit posé le plus près possible du bord de votre écran, à la même distance que celle existant entre votre tête et l’écran.

  • Un support de documents aligné :
    la situation idéale est en fin de compte le support de documents aligné, qui positionne votre document directement entre votre clavier et votre écran d’ordinateur, sur un plan incliné en ligne avec votre champ de vision qui va naturellement vers le bas. Avec les supports de documents alignés, vous n’avez pas besoin de tourner la tête à droite ou à gauche pour passer du document à l’écran et vice versa.


Quels sont les critères à prendre en compte quand vous choisissez le support de documents idéal ?

On pourrait penser que tous les supports de documents se valent, mais rien n’est moins vrai. Un bon support de documents doit répondre à certains critères simples mais déterminants :

  • Est-il robuste et solide ?
    Comme toute installation qui va se trouver au cœur de votre vie de travail heure après heure, jour après jour, vous devez vous assurer qu’il est bien conçu et fabriqué avec des matériaux de grande qualité. Il doit pouvoir supporter l’usure due à une vie de bureau standard.

  • Est-il assez résistant pour vos besoins ?
    Quels types de documents allez-vous placer sur votre support de documents ? La plupart des gens déposent au maximum quelques feuilles sur leur support de documents, mais vous pouvez occasionnellement y poser un livre ou un registre plus lourd. Si tel est le cas, assurez-vous que votre support de documents est conçu pour supporter les charges plus lourdes. Le fait qu’il soit en métal est idéal dans cette optique.

  • Peut-il soutenir des documents de grande taille ?
    La grande majorité des documents sur lesquels les gens travaillent dans un bureau sont de format A4 ou A3. Même si vous ne travaillez habituellement qu’avec des documents au format A4, une prochaine mission peut changer la donne. Tout support de documents incapable de recevoir un document plus large que le format A4 est probablement un mauvais investissement.

  • À quel point doit-il être réglable ?
    Le support de documents idéal doit répondre à vos besoins et correspondre à vitre budget. Voici quelques options principales. Réfléchissez aux fonctionnalités essentielles, esthétiques et accessoires pour l’assistance que votre support de documents devra vous fournir :

    • Support de documents à hauteur fixe :
      il doit rentrer entre le clavier et l’écran. Pour ce qui est de la hauteur, votre document, votre clavier et l’écran de votre ordinateur doivent tous être équidistants par rapport à vos yeux.

    • Économie de place :
      quand vous n’utilisez pas le support de documents, pouvez-vous ranger votre clavier en-dessous pour créer un impression de repos visuel et réduire le désordre présent sur le bureau ?

    • Support de documents à hauteur réglable :
      le porte-copies à hauteur ajustable est une autre option. La distance entre les différents niveaux de hauteur doit être réduite et s’adapter aux petites différences de hauteur requises par les différents utilisateurs.

    • Support de documents entièrement réglable :
      Vous pouvez aussi opter pour un support de documents qui vous permet de régler la hauteur, la profondeur et l’angle du document. Vous pouvez donc aligner parfaitement le document avec l’écran d’ordinateur pour réduire la fatigue oculaire, les maux de cou et de colonne vertébrale, etc. Ce support de documents peut être placé entre le clavier et l’écran ou à côté de l’écran si le travaille que vous effectuez le requiert.

Des supports de documents qui fonctionnent bien tout en étant esthétiques

La gamme Dataflex de supports de documents couvre toutes les options décrites ci-dessus.

Tous les supports de documents répondent individuellement aux plus hautes exigences en matière de performance et d’allure. Soyons honnête, si vous passez des heures à fixer votre support de documents tous les jours, il vaut mieux qu’il soit beau que juste acceptable.

Chez Dataflex, nos designers apprécient le fait qu’un produit tel qu’un support de documents s’intègre au style et à la convivialité de votre bureau. Nous concevons donc des modèles élégants et originaux mais jamais excessifs.

Découvrez notre gamme de supports de documents. L’un d’entre eux est fait pour vous.