Scopra come trarre il maggior beneficio possible dall'ergonomia

Sviluppiamo soluzioni ergonomiche per il benessere psicofisico dei nostri clienti.

Noi di Dataflex siamo convinti che per creare una postazione di lavoro davvero efficiente, comoda ed ergonomica sia necessario considerare l’ergonomia nel senso ampio del termine. È per questo che realizziamo prodotti che completano le sedie e le scrivanie ergonomiche formando così la “triade d’oro” dell’ergonomia fisica.

Una postazione di lavoro ergonomica

Alla domanda “in che cosa consiste una postazione di lavoro ergonomica” molti borbotteranno qualcosa riguardo a scrivanie e sedie regolabili. Tuttavia non si tratta solo di questo. I 3 elementi chiave che caratterizzano un luogo di lavoro ergonomico sono: ambiente, attività e postazione di lavoro.

Ambiente

Dagli ospedali alle prigioni, dagli uffici alle sale d’attesa delle stazioni: le ricerche confermano continuamente che diversi aspetti dell’ambiente di lavoro possono ripercuotersi positivamente o negativamente sulle proprie prestazioni. Ecco qui alcuni aspetti da considerare:

• Luce e illuminazione — Gli arredatori insegnano che avere la quantità di luce adatta al lavoro è importante per una serie di motivi. Il senso della vista permette di ricevere circa l’85% delle informazioni. Di conseguenza, un’illuminazione appropriata rende il lavoro più semplice e una postazione di lavoro senza ombre o riflessi aiuta a prevenire mal di testa e affaticamento agli occhi^[i].

  Uno dei clienti di Dataflex, il rinomato marchio di arredamento Gispen, ha aiutato la banca olandese Rabobank a realizzare un ufficio all’avanguardia in cui i pannelli solari sulla parete esterna comunicano con il sistema d’illuminazione interno per assicurare costantemente che ci sia la giusta quantità di luce. Implementare queste soluzioni non è strettamente necessario. Le occorre semplicemente evitare eccessi di riflessi e di ombre per ridurre mal di testa e stanchezza e migliorare, di conseguenza, la prestazione lavorativa.

• Acustica — Alcune ricerche hanno confermato che la produttività può subire un calo fino al 66% se si svolgono compiti che richiedono determinate conoscenze in un luogo in cui le conversazioni di altri colleghi sono ben udibili^[ii]. Tuttavia, neanche il silenzio totale è ottimale poiché può essere avvertito come opprimente e intimidatorio. Basti pensare ad esempio di fare una telefonata in una stanza silenziosa piena di gente. La soluzione ottimale è il livello giusto di rumore ambientale o “masking sound” (mascheratura del suono) - di norma intorno ai 50-60 decibel - per mascherare le conversazioni senza disturbare la concentrazione altrui.

• Temperatura — Un guasto al sistema di aria condizionata in un giorno afoso o un guasto all’impianto di riscaldamento nel bel mezzo dell’inverno può essere un incubo per chiunque. Anche dal punto di vista climatico, i ricercatori sono concordi nell’affermare che la temperatura giusta può avere un impatto decisivo sulla prestazione lavorativa. Secondo una ricerca, la temperatura ottimale sarebbe intorno ai 22 °C. Una temperatura estrema, invece, può avere un impatto negativo sulle nostre prestazioni in ufficio. I risultati della ricerca parlano chiaro: a una temperatura di 30 °C, gli impiegati hanno svolto i propri compiti solo al 91,1% della propria capacità massima^[iii].

• Un luogo di lavoro ben organizzato — Molti sapranno già che una postazione di lavoro ordinata influisce positivamente sulla produttività, ma i vantaggi vanno ben oltre le aspettative. Lavorare in un ambiente ordinato e ben organizzato può ridurre lo stress e aiutare a pensare con maggiore chiarezza. È più salutare, porta meno germi derivanti dalla polvere e riduce le possibili conseguenze dannose sulla salute e sulla sicurezza, causate ad esempio dai cavi del computer sciolti. Inoltre, una postazione di lavoro ordinata aumenta la sicurezza delle aziende con documenti confidenziali. Allo stesso modo, non bisogna dimenticare che un ufficio pulito, ordinato e ben organizzato dà un’impressione professionale, seria ed efficiente ai clienti in visita, ai partner e ai candidati di lavoro.

  Tuttavia, prima che la sua azienda inizi a emanare troppe regole, deve sapere che le ricerche^[iv] hanno prodotto risultati interessanti sotto diversi aspetti. Se da un lato un ambiente di lavoro ordinato diminuisce la tendenza a commettere crimini e aumenta la generosità, dall’altro, un ambiente disordinato aumenta la creatività e lo spirito critico non convenzionale, due qualità altamente richieste da molti datori di lavoro. Questi due aspetti ovviamente non si escludono a vicenda, per cui, mentre un miglioramento dell’ambiente lavorativo offre dei vantaggi sicuri, le aziende devono capire che non esiste una soluzione unica per tutti. Vogliamo parlare ad esempio del tipico tizio trasandato con tazzine da caffè in equilibrio su pile di fogli alte un metro? Un’azienda intelligente ne potrebbe capire il potenziale e cercherà una soluzione flessibile e alternativa.

• Piante — Basta con le piante messe in un angolo acquistate per caso da una receptionist premurosa! Le ricerche^[v] confermano costantemente l’impatto positivo delle piante sugli impiegati. Secondo uno studio, i livelli di stress e i pensieri negativi degli impiegati con delle piante nel proprio ufficio sarebbero stati ridotti del 30-60%. Tra gli impiegati senza piante, invece, è stato registrato un aumento dello stress e dei pensieri negativi pari al 20-40%. Questi risultati derivano da una ricerca condotta per soli 3 mesi che ha portato i ricercatori a formulare la seguente conclusione: anche solo una pianta in un ufficio può fare una grande differenza.

Attività

Il prezzo dell’inattività

Un altro fattore chiave che influisce sulla propria efficienza e sul proprio benessere al lavoro è il livello di attività. Ciò riguarda soprattutto i soggetti che svolgono un lavoro sedentario, tra cui i milioni di impiegati che trascorrono gran parte del giorno seduti a una scrivania. La lista delle consequenze ormai ampiamente confermata dovuti a uno stile di vita sedentario^[vi] non è affatto piacevole e include anche un elevato tasso di rischio verso diverse patologie, tra cui ansia, malattie cardiovascolari, trombosi venosa profonda, depressione, diabete, elevata pressione sanguigna, obesità, osteoporosi, calcoli renali, dolori al collo, compressione nervosa e dolori lombari, solo per citarne alcune.

Fare sport non basta

Se pensa che questi effetti interessano soltanto i pantofolai incalliti, si sbaglia. Di norma, i rischi sopra elencati interessano con una frequenza maggiore coloro che trascorrono più di 5 ore al giorno seduti. Alcune ricerche hanno confermato la presenza del fattore di rischio a prescindere dall’IMC (Indice di Massa Corporea) e dall’attività fisica intensa e ciò può servire come ulteriore spunto di riflessione. In altre parole, gli effetti derivati da una giornata rinchiusi in un ufficio dietro a un computer non vengono annullati neanche se percorre 10 km in bicicletta per tornare a casa, né da una lezione di Pilates o dall’allenamento di calcio.

Riattivare il corpo

Ma non si scoraggi! Abbiamo buone notizie per lei. Le ricerche confermano sempre di più che il problema è dovuto in gran parte allo stare seduti ininterrottamente per lunghi periodi di tempo. Secondo alcuni ricercatori, tale condizione provoca una specie di arresto del nostro corpo^[vii]. Ciò a sua volta suggerisce - e la ricerca conferma questa tesi - che interrompere con una certa frequenza il periodo di inattività fisica durante la giornata può ridurre significativamente i rischi di tutti gli effetti negativi sopra elencati.

Quindi qual è la cosa migliore da fare per evitare un “arresto” del suo corpo? La maggior parte degli esperti consiglia di alzarsi dalla propria sedia per qualche minuto almeno ogni ora. Può semplicemente alzarsi e fare due passi, anche se gli esperti consigliano di svolgere una serie di piccoli esercizi.

Esercizi di routine

In questo breve video vengono dati alcuni consigli. Oppure può praticare una serie di esercizi mirati come questo: Stretching exercises (PDF con istruzioni in inglese).

Suggerimento: Probabilmente conosce già molti di questi esercizi, ma la invitiamo a svolgerli. Installi un programma che le comunica regolarmente quando è il momento di fare degli esercizi oppure si scriva un promemoria del tipo “Muoviti un po’!” sul suo calendario digitale, per lo meno finché non diventa un’abitudine, perché come ben sa le abitudini possono essere sia buone che cattive.

Un cambiamento fa bene (quasi) quanto un buon riposo

Un ulteriore problema per coloro che stanno ininterrottamente davanti a uno schermo è la stanchezza mentale. Per alleviare tale problema basta cambiare il proprio oggetto di concentrazione di tanto in tanto, preferibilmente facendo un po’ di attività fisica. Inoltre una ricerca ha confermato che gli impiegati che lavorano quotidianamente con il computer e che trascorrono il 20% della giornata lavorativa navigando su Internet sono più produttivi (in media del 12%) rispetto ai colleghi tanto diligenti che non osano farlo^[viii].

Idratazione

Come tutti sanno, l’acqua è letteralmente vitale per il nostro organismo^[ix]. Tuttavia, mentre quando facciamo sport pensiamo automaticamente ad idratarci, a volte ci scordiamo di bere un sorso di tanto in tanto durante le ore lavorative. Contrariamente a quanto spesso viene detto, non è necessario bere litri su litri. Le diamo un consiglio: si ricordi semplicemente di chiedersi “ho sete?” e, se la risposta è sì, beva un po’ d’acqua. Se la sua urina ha un colore giallo scuro, potrebbe essere un segnale di idratazione insufficiente.

Certo, anche i succhi di frutta, il caffè, il tè o le bibite sono idratanti, ma perché non idratare il proprio corpo con qualcosa di puro? Non dev’essere necessariamente dell’acqua minerale costosa. Molti studi hanno dimostrato che spesso l’acqua del rubinetto è più pura dell’acqua in bottiglia. Perché dunque non bersi un bel bicchiere di acqua del rubinetto?

Suggerimento: tenga una bottiglia d’acqua sulla propria scrivania. Quando è vuota, sarà una buona scusa per alzarsi e andarla a riempire.

Tenersi in forma

Non si dimentichi: il buon vecchio sport dopo il lavoro rimane sempre un’attività salutare. Secondo i ricercatori, coloro che svolgono attività fisica almeno 4 ore a settimana sono spesso sani quanto coloro che stanno seduti meno di 4 ore al giorno e non svolgono attività fisica regolarmente. Tuttavia, come già accennato, fare sport non basta.

Postazione di lavoro

Un’idea limitata

Considerando che la disciplina dell’ergonomia è così vasta, perché molte aziende, così come molte persone in generale pensano che l’ergonomia consista soltanto nel regolare l’altezza della scrivania e della sedia?

Una spiegazione possibile è che se una persona non lavora comodamente e accusa regolarmente dolori alla schiena, al collo o alle spalle (o ancora peggio, se prende spesso congedi di malattia), con una grande probabilità il problema sta nella postura. Dolori di questo tipo costituiscono un campanello d’allarme per il management e medico del lavoro innescando una reazione. Il risultato è che spesso si pensa in primo luogo all’ergonomia fisica della postazione di lavoro e per molte aziende questo è l’unico aspetto da considerare. Di conseguenza, per molti manager e impiegati ergonomia = regolazione dell’altezza delle scrivanie e delle sedie.

Non solo scrivanie e sedie

Certamente l’ergonomia fisica è una componente fondamentale della disciplina dell’ergonomia e costituisce il fondamento di una postazione di lavoro comoda e salutare perché facilita una corretta postura. Tuttavia, molte aziende, concentrando la propria attenzione esclusivamente sulle scrivanie e sulle sedie, non prendono in considerazione la terza componente vitale dell’equazione: i bracci porta monitor. Forse perché fino a qualche decennio fa i monitor dei computer sulla scrivania erano una novità in gran parte delle aziende.

I 3 pilastri

I 3 pilastri (sedie, scrivanie e bracci porta monitor) formano una specie di “triade d’oro” dell’ergonomia fisica, poiché ciascun pilastro svolge un ruolo uguale nel determinare la postura in relazione agli altri due. Ecco un esempio di applicazione sbagliata dell’ergonomia:

Se il monitor sulla sua scrivania non è regolato a una distanza e a un’altezza corrette, inizierà inevitabilmente a curvarsi sporgendosi eccessivamente verso la scrivania o allontanandosi da essa. Ciò accade inconsciamente, per cui in men che non si dica si ritroverà a fissare lo schermo per mezz’ora con una postura cadente senza accorgersene. Se i suoi occhi cercano costantemente di trovare la giusta distanza e angolatura dallo schermo, la testa si adatta automaticamente di conseguenza, così come il collo e la schiena, a prescindere dalla meticolosità con cui ha regolato la sedia e la scrivania in base al suo corpo.

Per cui, se si chiede perché nonostante tutti i suoi sforzi per regolare la sedia e la scrivania correttamente dal punto di vista ergonomico accusa ancora quel mal di collo irritante, dolori lombari o altri sintomi, potrebbe trovare la risposta proprio nel terzo pilastro fondamentale della triade spesso dimenticato: la posizione del braccio porta monitor. Se un’azienda si assicura che la posizione del braccio porta monitor dei suoi impiegati sia giusta, sarà tutta un’altra storia.

Seguire i consigli giusti

Esistono numerose linee guida che possono aiutarla a regolare correttamente la sua postazione di lavoro. Si assicuri di seguire dei consigli che tengano conto di tutti e 3 gli elementi chiave: scrivania, sedia e braccio porta monitor. Ecco i nostri consigli: Posture guidance (PDF con istruzioni in inglese).

Un’azienda ergonomica

A questo punto i motivi per cui l’ergonomia dovrebbe ricoprire un ruolo importante in ogni azienda che si rispetti dovrebbero essere piuttosto chiari. Se una buona/cattiva ergonomia a livello individuale può avere un simile effetto positivo/negativo sulla salute psicofisica e sul benessere generale di un individuo, ciò vale ancora di più per un’azienda:

Tirando le somme

Produttività

“Gli impiegati che non si sentono bene non offrono una buona prestazione”, “lavorerà meglio in un ambiente che giova a quel determinato lavoro”... Forse saranno semplificazioni per alcuni di noi, ma non lo sono se si considera il personale di un’azienda nel suo insieme. Numerosi studi hanno dimostrato che l’introduzione di un processo ergonomico appropriato migliora la produttività^[x]. In uno studio condotto su alcuni impiegati è stata notata una diminuzione del tasso di errore pari al 25% e un aumento del tempo di lavoro attivo (tempo impiegato su un relativo compito) pari al 40%.

Riduzione dei costi

Come si suol dire, una corretta applicazione dell’ergonomia è una buona economia. E le cifre lo confermano. Negli Stati Uniti, un dollaro su 3 dei costi per l’indennità di un impiegato è per le malattie muscoloscheletriche. Generalmente, gran parte dei sintomi dell’ergonomia fisica sono da ricondurre a un disturbo muscoloscheletrico. Di conseguenza, una riduzione sistematica dei fattori di rischio dell’ergonomia fisica si traduce per un impiegato medio in una riduzione notevole del 33% dei propri costi per l’indennità.

Tuttavia, le malattie e gli infortuni hanno sia costi diretti che indiretti. La maggior parte delle aziende ha un’idea abbastanza precisa dei propri costi diretti, ma se pensiamo che il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti calcola che i costi indiretti superano di 20 volte i costi diretti di un infortunio, abbiamo qualcosa su cui riflettere^[xi].

Assenteismo

L’ultimo effetto negativo della reazione a catena causata da un non rispetto dell’ergonomia è che molti impiegati sono costretti a prendere congedi di malattia. Questa conseguenza può avere a sua volta ripercussioni negative sui colleghi, i quali devono svolgere il lavoro altrui a discapito delle proprie attività e dell’atmosfera generale dell’intero team. I casi ovviamente possono variare, ma gli studi dimostrano che l’adozione di direttive rigide in materia di ergonomia porta a una diminuzione dei livelli di assenteismo dei dipendenti. Secondo uno studio condotto negli anni ‘90 dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, modificando le postazioni di lavoro seguendo i principi dell’ergonomia (sedie ergonomiche regolabili, illuminazione appropriata, pannelli acustici) e aumentando lo spazio, la produttività aumenta del 10-15% e l’assenteismo diminuisce del 14%^[xii].

Benessere e atteggiamento positivo

Molti studi hanno confermato l’impatto positivo dell’ergonomia sugli impiegati e questo fatto ormai non ci sorprende^[xiii]. Oltre al fatto che gli impiegati si sentono meglio e, di conseguenza, offrono una migliore prestazione, con molta probabilità avranno anche un atteggiamento più positivo nei suoi confronti in qualità di datore di lavoro. Questo atteggiamento conscio e subconscio al tempo stesso deriva dal benessere dell’impiegato stesso, dal benessere dei colleghi, dal contributo a rendere positiva l’atmosfera in ufficio, dall’apprezzamento dell’interesse del datore di lavoro nel creare un ambiente di lavoro piacevole per i dipendenti (forse a differenza di altri datori di lavoro nel passato) e via dicendo. Si tratta quindi di circoli virtuosi, in cui ogni elemento funge da ruota dell’ingranaggio, che creano dei vantaggi reciproci. Se invece si prova a sostituire la giusta ergonomia con quella scorretta, le ruote dell’ingranaggio inizieranno a girare al contrario, generando dei circoli viziosi di stress, dolori, morale basso, pensieri negativi nei confronti del datore di lavoro, bassa produttività, assenteismo e così via.

Una buona ergonomia è fatta su misura

Ok, possiamo perdonarla se pensa che sia semplice per un’azienda attuare i principi corretti dell’ergonomia. Fare una lista delle aree descritte sopra per migliorare l’ergonomia, scaricare linee guida sulla corretta postura, fare esercizi, far controllare l’illuminazione e l’impianto acustico e mettere una bella piantina in un angolo dell’ufficio non è tutto.

Ogni azienda è unica

Ogni azienda è unica. Questa frase suona un po’ come un cliché e, come la maggior parte dei cliché, trova conferma. Proprio quell’unicità può avere un’influenza decisiva su determinati aspetti dell’approccio all’ergonomia da parte della sua azienda.

Confronti ad esempio i requisiti ergonomici fisici di un’azienda “classica”, in cui gli impiegati lavorano dalle 9 alle 17 alla solita scrivania giorno dopo giorno, con quelli di un grande ufficio di consulenza che segue la filosofia americana New Ways of Working (NWoW - Nuovi Modi di Lavorare).

In un ufficio tradizionale, ciascun impiegato può sistemare individualmente la propria postazione di lavoro. In un ufficio di consulenza , invece, c’è un continuo viavai, le persone si siedono a una postazione di lavoro qualsiasi, talvolta usando il proprio portatile o tablet o un computer disponibile. Poi ci sono le sale riunioni, gli spazi di lavoro congiunto, le lounge e così via. Una politica per questo tipo di azienda dovrà, da un lato, prestare molta più attenzione all’educazione dei dipendenti rispetto a un datore di lavoro tradizionale e, dall’altro, dovrà avvalersi di criteri diversi nell’acquisto di mobili e accessori per l’ufficio.

L’evoluzione delle buone pratiche

In un mondo digitale in continua evoluzione, le aziende devono modificare e adattare continuamente i propri principi ergonomici. Due esempi sono i software e i tablet.

Fino a pochi anni fa, nessuno lavorava con i tablet. Oggigiorno invece sì e in futuro chissà. Ed è proprio questo il punto: nessuno lo sa. Forse tutti un giorno lavoreremo con i tablet. Chi lavora con i tablet tende a tenerli per lunghi periodi di tempo in posizioni astruse che non verrebbero mai in mente lavorando su una scrivania tradizionale o con un portatile. Di solito si tende a posizionare il tablet nel modo che sembra più comodo, ma ciò significa inconsciamente “fare il meglio del peggio” visto che nel tablet la tastiera corrisponde allo schermo^[xiv].

Un altro esempio sono i software. Nei software ideali, alcuni strumenti, ad esempio il layout della pagina nei programmi di scrittura, sono inseriti nei menu o nei sottomenu in modo intuitivo e/o logico. Questo è un esempio di una buona ergonomia cognitiva^[xv]: aiuta l’utente rendendogli il lavoro più efficiente e piacevole. Tuttavia, molti software hanno un effetto opposto: sono caotici, presentano interfacce illogiche che rallentano il lavoro dell’utente impedendogli di trovare ciò che cerca, incrementano la sua frustrazione e lo stancano rendendolo di cattivo umore.

La cultura dell’azienda

Consideri ora gli esempi appena fatti sui software e sui tablet. Quale sarebbe il passo successivo da compiere? Emanare una direttiva su come tenere il proprio tablet al lavoro e “cestinare” tutti i software che non corrispondono ai criteri fissati da una buona ergonomia cognitiva? Scrivere un articolo per la newsletter dell’azienda con un link che rimanda ad articoli sulle buone pratiche? Oppure chiedere ai manager dei vari dipartimenti di discuterne con i rispettivi team per elaborare la soluzione migliore? Come avrà capito, non esiste una soluzione o una risposta giusta o sbagliata. Tutto dipende dalla cultura dell’azienda (e tutte le opzioni elencate potrebbero essere applicate a una grande azienda, mentre nel caso di una piccola agenzia con 5 impiegati si dovrebbero trovare soluzioni diverse). Dal momento che le situazioni sono estremamente varie, deve fare ciò che è meglio per la sua azienda.

Un’ulteriore area influenzata dalla cultura aziendale è l’attività. Alcune aziende offrono ai propri impiegati delle lezioni di ginnastica nell’ora di pranzo o la possibilità di iscriversi a un team per la mezza maratona locale in modo da tenersi in forma. Altri invece offrono ai propri impiegati controlli del colesterolo e della pressione del sangue. Come per la maggior parte delle cose nella vita, anche nelle aziende tutto dipende dalle persone, dalle circostanze e dallo stile.

In che modo Dataflex può dare il suo contributo

Noi di Dataflex siamo specializzati in un aspetto in particolare della vasta branca dell’ergonomia fisica: lo sviluppo di bracci porta monitor, binari, porta documenti e molte altre soluzioni ergonomiche per postazioni di lavoro. Dal momento che siamo specialisti in ciò che produciamo e siamo attivi sul mercato ormai da oltre 30 anni, possiamo offrirle il supporto di cui ha bisogno per mettere in pratica questa parte importante del processo ergonomico.

1. Canadian Centre for Occupational Health & Safety http://www.ccohs.ca/oshanswers/ergonomics/lighting_general.html
2. The Guardian http://www.theguardian.com/small-business-network/2014/feb/20/sound-acoustics-productive-office
3. Lawrence Berkeley National Laboratory, Berkeley, CA.https://indoor.lbl.gov/sites/all/files/lbnl-60946.pdf
4. Association for Psychological Sciencehttp://www.psychologicalscience.org/index.php/news/releases/tidy-desk-or-messy-desk-each-has-its-benefits.html
5. New University of Technology Sydney research, covered in a Nursery & Garden Industry Australia articlehttp://www.ngia.com.au/Attachment?Action=Download&Attachment_id=1430
6. Wikipediahttps://en.wikipedia.org/wiki/Sedentary_lifestyle
7. NPRhttp://www.npr.org/2011/04/25/135575490/sitting-all-day-worse-for-you-than-you-might-think
8. University of Melbournehttp://newsroom.melbourne.edu/news/n-19
9. WebMDhttp://www.webmd.com/diet/6-reasons-to-drink-water?page=1
10. Washington State Dept. of Labor & Industrieshttp://www.pshfes.org/Resources/Documents/Ergonomics_cost_benefit_case_study_collection.pdf
11. US Dept of Laborhttps://www.osha.gov/dcsp/smallbusiness/safetypays/estimator.html
12. US Dept. Of Laborhttps://www.osha.gov/SLTC/ergonomics/success_stories.html
13. Fast Companyhttp://www.fastcompany.com/3021985/work-smart/the-science-of-posture-why-sitting-up-straight-makes-you-happier-and-more-product
14. Work: A Journal of Prevention, Assessment, and Rehabilitationhttp://www.iospress.nl/ios_news/shoulder-pain-from-using-your-ipad-dont-use-it-on-your-lap
15. Ergowebhttps://ergoweb.com/what-is-cognitive-ergonomics