Bent u al in ergonomische topvorm?

Wij ontwerpen ergonomische producten die bijdragen aan het fysieke en mentale welzijn van hun gebruikers.

Om ervoor te kunnen zorgen dat een werkplek echt efficiënt, comfortabel en gezond is, moet ergonomie in onze ogen vanuit een breder perspectief worden bekeken. Daarom ontwerpen we accessoires voor ergonomische stoelen en bureaus die samen de 'gouden driehoek' van ergonomische oplossingen voor kantoren vormen.

Een ergonomische werkplek

Als je mensen vraagt wat een ergonomische werkplek precies inhoudt, dan mompelen ze meestal iets over in hoogte verstelbare bureaus en stoelen. Maar zoals gezegd bestrijkt ergonomie veel meer gebieden. Een ergonomische werkplek is grofweg onder te verdelen in 3 categorieën: omgeving, activiteit en werkplek.

Omgeving

Van ziekenhuizen tot gevangenissen en van kantoren tot wachtruimtes: onderzoek wijst keer op keer uit dat allerlei aspecten van uw werkomgeving als geheel uw prestaties negatief of juist positief kunnen beïnvloeden. Een aantal van de belangrijkste factoren zijn:

• Licht en verlichting — Interieurontwerpers weten het al lang: de juiste hoeveelheid licht op het werk is om meer dan één reden heel belangrijk. Zo ontvangen mensen ongeveer 85% van hun informatie via hun zicht. De juiste verlichting maakt alle werkzaamheden makkelijker en kan, zonder felheid of schaduw, vermoeide ogen en hoofdpijn^[i] tegengaan.

  Een van onze Dataflex-klanten, het bekende meubelmerk Gispen, heeft de Rabobank geholpen bij het ontwikkelen van een modern kantoor waarin de externe zonwering communiceert met het interne verlichtingssysteem om automatisch de juiste hoeveelheid licht te garanderen. Zo ver hoeft u zelf natuurlijk niet te gaan, maar door de ergste felheid en schaduw te vermijden kunt u vermoeidheid en hoofdpijn verminderen en dus prestaties verbeteren.

• Akoestiek — Onderzoek wijst erop dat de productiviteit met 66% wordt verlaagd als mensen kenniswerkzaamheden proberen uit te voeren in een omgeving waarin andere gesprekken duidelijk hoorbaar zijn^[ii]. Complete stilte is ook weer niet de oplossing, omdat dit drukkend en intimiderend kan voelen – probeer maar eens te bellen in een kamer vol stille mensen. De beste werkplek is een ruimte met het juiste niveau aan omgevingslawaai of 'maskeergeluid' (doorgaans tussen de 50 en 60 decibel), zodat gesprekken gecamoufleerd worden en medewerkers zich kunnen concentreren.

• Klimaat — Iedereen heeft weleens meegemaakt dat de airco uitviel op een hete dag of de verwarming het begaf tijdens een strenge winter. Verschillende onderzoeken bevestigen dat de juiste temperatuur van grote invloed is op prestaties. Uit studie blijkt dat de optimale werktemperatuur ongeveer 22°C is en dat prestaties aanzienlijk teruglopen bij extreme temperaturen. Zo presteerden mensen bij 30°C maar op 91,1% van hun maximale capaciteit^[iii].

• Een georganiseerde werkplek — De meeste mensen weten al dat een nette werkplek een productieve werkplek is, maar er zijn nog zo veel meer voordelen: een nette, georganiseerde werkplek kan stress verminderen en u helpen uw gedachten te ordenen. Het is bovendien gezonder, omdat er minder stofdeeltjes met bacteriën rondzweven, en het verlaagt VGM-risico’s, bijvoorbeeld veroorzaakt door losse computerkabels. Ook is een georganiseerde werkplek veiliger voor organisaties waarin gewerkt wordt met vertrouwelijke informatie en, minstens zo belangrijk, maakt het een professionele, efficiënte en betrouwbare indruk op klanten, relaties en sollicitanten.

  Maar wacht even voordat u of uw organisatie nu meteen alles omgooit! Hoewel uit onderzoek^[iv] blijkt dat mensen in een nette omgeving minder snel over de schreef gaan en zelfs vrijgeviger worden, wijzen wetenschappers er ook op dat mensen in een rommelige omgeving juist creatiever worden en vernieuwender denken — 2 eigenschappen die populair zijn bij veel werkgevers. Het is natuurlijk niet zo dat het een het ander uitsluit, dus organisaties doen er goed aan bij het doorvoeren van werkplekverbeteringen rekening te houden met het feit dat iedere medewerker anders is. Zo kan die ene slordige medewerker die zijn lege koffiekopjes altijd boven op een hoop papieren stapelt het beste worden benaderd met een flexibele en open houding.

• Planten — De tijden waarin een leuke plant alleen wat aandacht kreeg van een opgeruimde receptioniste zijn gelukkig voorbij... Toch? Wij hopen in ieder geval van wel, want uit ontelbaar veel onderzoeken^[v] blijkt dat planten een positief effect hebben op kantoormedewerkers. Gebleken is dat een plant in iemands kantoor zowel het stressniveau als de negatieve gedachtes van die persoon met 30 tot 60% kan verlagen, terwijl medewerkers zonder plant 20 tot 40% gestresster raakten en meer negatieve gedachten hadden. En dan was dit alleen nog maar een proef op basis van 3 maanden en één plant!

Activiteit

De prijs van passiviteit

Een andere belangrijke factor voor de efficiëntie en het welzijn op kantoor is activiteit, vooral voor de miljoenen mensen met een zittend beroep. De lijst met de volgens onderzoek aangetoonde effecten van een zittend beroep^[vi] stemt niemand vrolijk. Op de lijst staan o.a. een hoger risico op de ontwikkeling van angstgevoelens, hart- en vaatziekten, trombose, depressie, diabetes, hoge bloeddruk, overgewicht, osteoporose, nierstenen, nekklachten, afgeklemde zenuwen en lage rugpijn. En dat is bij lange na niet alles!

Sporten alleen is niet genoeg

Als u denkt dat deze risico’s alleen gelden voor echte luiaards, dan heeft u het mis. Over het algemeen gelden de verhoogde risico’s voor iedereen die meer dan 5 uur per dag zit. Sterker nog, zitten blijkt van grote invloed op de gezondheid, ongeacht iemands BMI (verhouding tussen lengte en gewicht) en sportieve activiteiten. Ook mensen die veel en intensief bewegen, lopen de eerder genoemde risico’s. Kort gezegd: zelfs als u elke dag 10 kilometer van huis naar kantoor fietst, na het werk een Pilates-les volgt of 2 keer per week een voetbaltraining heeft, kunt u de gevolgen van een dag zittend werken niet wegpoetsen.

Doorbreek de dip

Er is gelukkig ook goed nieuws. Sommige wetenschappers zijn ervan overtuigd dat ons lichaam in een dip komt doordat we lange, ononderbroken periodes zitten^[vii]. Dit zou betekenen dat we door simpelweg die passieve periodes regelmatig te onderbreken de risico’s van alle negatieve effecten kunnen verminderen.

Dus, wat moet u doen om die lichamelijke dip te vermijden? De meeste deskundigen raden aan om minstens een keer per uur een paar minuten lang niet te zitten. Gewoon even opstaan en wandelen helpt al; maar het beste is nog wel om een aantal lichte oefeningen te doen.

Oefeningen

Voorbeelden van deze basale oefeningen kunt u hier zien. Als u wat grondiger te werk wilt gaan, zijn er ook een aantal speciale oefeningen zoals deze: Stretching exercises(PDF met Engelse instructies).

Tip: veel van deze oefeningen kent u waarschijnlijk al. Het punt is dat u ze ook daadwerkelijk moet doen. Installeer bijvoorbeeld een programmaatje dat u motiveert om bepaalde oefeningen te doen of zet een 'Kom in beweging'-alarmpje dat een paar keer per dag afgaat totdat het een routine wordt. Met een beetje hulp kunt u slechte gewoontes omzetten in goede gewoontes.

Verandering is (bijna) net zo goed als rust

Mentale moeheid is een ander risico voor mensen die continu naar hun beeldscherm staren. Alleen al een andere taak uitvoeren kan helpen om moeheid tegen te gaan. Natuurlijk gaat dit idealiter gepaard met wat beweging, maar uit onderzoek blijkt dat medewerkers die 20% van hun werktijd surfen in plaats van werken, gemiddeld 12% productiever zijn dan medewerkers die de hele dag braaf hun werk doen^[viii].

Hydratatie

We weten allemaal dat water van levensbelang is^[ix]. Maar hoewel we genoeg drinken tijdens het sporten, vergeten we dat soms tijdens het werk. In tegenstelling tot wat u misschien denkt, hoeft u echt geen liters weg te drinken. Vraag uzelf regelmatig of u dorst heeft en drink wat water als het antwoord ja is. En onthou: als uw urine donkergeel is, dan drinkt u misschien te weinig.

Natuurlijk: vruchtensappen, thee, koffie en zelfs limonade zijn hydraterend. Maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Water is puur en goed voor ons lichaam. En het hoeft geen duur mineraalwater te zijn, want op veel plekken is het lokale kraanwater zelfs schoner dan fleswater. Dus geniet regelmatig van een glaasje Waterschapswijn!

Tip: zet een flesje water op uw bureau. Dan moet u sowieso in beweging komen als het flesje leeg is.

Word fit, blijf fit

Vergeet niet dat ouderwets sporten buiten werktijd heel goed voor u is. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die minstens 4 uur per week sporten ongeveer net zo gezond zijn als mensen die minder dan 4 uur per dag zitten en vrijwel niet sporten. Maar zoals gezegd: sporten alleen is niet genoeg.

Werkplek

Een beperkt beeld

Waarom denken de meeste organisaties en mensen bij het complexe onderwerp ergonomie alleen aan de juiste positie van bureaus en stoelen?

Dat komt deels omdat iemand die geen comfortabele werkplek heeft en hierdoor last krijgt van rug-, nek- of schouderpijn (of zich misschien zelfs regelmatig ziek meldt), waarschijnlijk geen goede houding heeft. Bij dat soort klachten gaan er allerlei alarmbellen rinkelen bij het management en de Arbo-dienst, en wordt er direct actie ondernomen. Als gevolg daarvan is de fysieke ergonomie van de werkplek het eerste, en vaak helaas ook het enige, aandachtspunt. Veel managers en medewerkers denken dan ook onterecht dat goede ergonomie hetzelfde is als de juiste positie van bureaus en stoelen.

Meer dan bureaus en stoelen

Natuurlijk is de fysieke ergonomie een essentieel onderdeel van de algehele ergonomie. Het is de basis van comfortabel en gezond werken, omdat het een correcte houding mogelijk maakt. Maar organisaties schieten tekort als zij alleen maar letten op bureaus en stoelen. Hierdoor missen zij de derde onmisbare factor in de formule: monitorarmen. Mogelijk komt dat omdat een computerscherm op het bureau tot voor kort eerder uitzondering dan regel was in veel organisaties.

De 3 pijlers

De 3 pijlers (stoel, bureau en monitorarm) vormen een soort 'gouden driehoek' binnen de fysieke ergonomie. Iedere factor is namelijk even belangrijk om de juiste houding tot de andere 2 factoren te bewerkstelligen. Dit is wat er vaak misgaat:

Als het beeldscherm op uw bureau niet op de juiste hoogte en afstand staat, dan gaat u onvermijdelijk te veel naar voren of te veel naar achteren leunen. Dit gebeurt onbewust, en voordat u het doorheeft, zit u al een half uur in de verkeerde houding naar uw scherm te turen. En terwijl uw ogen continu de juiste afstand en hoek zoeken, beweegt uw hoofd automatisch mee. Niet alleen uw hoofd trouwens, ook uw nek en rug proberen constant de perfecte positie te vinden. Het maakt hierbij niet uit hoe goed uw stoel en bureau zijn afgesteld op uw lichaam en uw behoeftes.

Dus als u zich afvraagt waarom u nog steeds last heeft van uw nek, uw rug, uw hoofd of uw ogen ondanks dat uw stoel en bureau ergonomisch verantwoord zijn, dan kan de oplossing verstopt zitten in de vergeten derde factor van de driehoek: uw monitorarm. Een organisatie die ervoor zorgt dat haar mensen rekening houden met alle factoren, zit er voortaan prima bij.

Doe het goed

Er zijn talloze richtlijnen die u kunnen helpen om uw werkplek correct in te stellen. Let erop dat u een richtlijn kiest die gebruikmaakt van alle 3 de factoren: bureau, stoel én monitorarm, bijvoorbeeld deze: Posture guidance PDF (PDF met Engelse instructies).

Een ergonomische organisatie

Hopelijk hebben we u overtuigd van het belang van ergonomie voor alle medewerkers en alle organisaties. Ga maar na: als goede/slechte ergonomie al zo veel positieve/negatieve invloed kan hebben op één persoon, dan neemt dat effect cumulatief toe binnen een organisatie.

De kern van de zaak

Productiviteit

Medewerkers die zich niet goed voelen, kunnen niet goed presteren – en werken is makkelijker in een werkbare omgeving. Het klinkt sommige mensen misschien iets te makkelijk in de oren, maar het klopt wel voor alle medewerkers samen. Er zijn onderzoeken te over die aantonen dat de implementatie van goede ergonomie de productiviteit verhoogt^[x]. Zo bleek uit een onderzoek onder kantoorpersoneel dat door goede ergonomische toepassingen de foutmarges afnamen met 25% terwijl de actieve werktijd (de tijd die wordt besteed aan een taak) met 40% toenam.

Kostenbesparingen

De cijfers laten zien: goede ergonomie is ook goede economie. In de VS wordt een derde van alle ziekteverzuimkosten toegeschreven aan skelet-/spieraandoeningen, die meestal het gevolg zijn van fysieke ergonomische symptomen. Oftewel: voor de doorsnee werkgever betekent een systematische aanpak van fysieke ergonomische risicofactoren een flinke hap uit 33% van zijn verzekeringskosten.

Ziekte en letsel brengen niet alleen directe, maar ook indirecte kosten met zich mee. En hoewel de meeste organisaties goed op de hoogte zijn van hun directe kosten, zouden ze waarschijnlijk nóg beter opletten als ze wisten dat het Amerikaanse Ministerie van Werkgelegenheid heeft berekend dat de indirecte kosten van letsel tot wel 20 keer hoger kunnen zijn dan de directe kosten^[xi].

Ziekteverzuim

Het uiteindelijke negatieve effect van slechte ergonomie is natuurlijk dat medewerkers zich ziek melden. Dit kan weer een negatief effect hebben op hun directe collega’s, omdat zij extra werk moeten doen ten nadele van hun eigen taken. Daarnaast kan het een negatief effect hebben op het moreel van de hele afdeling. De cijfers variëren, maar verschillende onderzoeken laten hetzelfde zien: na de invoering van een goed ergonomiebeleid neemt het ziekteverzuim af. Zo wees een onderzoek van het Amerikaanse Ministerie van Werkgelegenheid in de jaren 90 uit dat gemoderniseerde werkplekken (met verstelbare ergonomische stoelen, taaklichten en akoestische panelen) en meer ruimte zorgden voor een toename in productiviteit van 10-15% en een afname in ziekteverzuim van 14%^[xii].

Welzijn en positief denken

Het komt vast niet als een verrassing dat onderzoek bevestigt dat een goede ergonomische aanpak positieve effecten heeft op medewerkers^[xiii]. Naast het feit dat ze zich beter voelen en dus beter presteren, hebben ze vaak ook een betere mening over hun werkgever. Dat laatste komt voort uit een mix van bewuste en onbewuste processen: medewerkers voelen zich goed, ze worden omringd door collega’s die zich goed voelen, ze ervaren een algehele verbetering van hun werkomgeving, ze waarderen de inzet van hun werkgever (wellicht in tegenstelling tot vorige werkgevers), enzovoorts. Het is duidelijk dat hier een aantal wederzijdse voordelen zijn die in elkaar passen als goed geoliede tandwielen. Maar als er geen goede ergonomische toepassingen worden ingezet, kunnen die tandwielen ook een negatieve machine aandrijven. Dan begint er namelijk een vicieuze cirkel van stress, pijn, laag moreel, negatieve gevoelens jegens de werkgever, lagere productiviteit, meer ziekteverzuim, enzovoorts.

Goede ergonomie is maatwerk, geen massaproduct

Als u denkt dat een organisatie alleen maar een lijstje hoeft te maken van de bovengenoemde verbeterpunten qua ergonomie, wat richtlijnen hoeft te downloaden over een goede houding en nuttige bewegingen, iemand hoeft te laten langskomen voor de verlichting en akoestiek, en in ieder kantoor een plant hoeft neer te zetten, dan heeft u het mis. Maar niet getreurd: we geven u graag informatie over hoe het wél moet.

Iedere organisatie is uniek

Iedere organisatie is uniek. Een cliché, maar waar. En die uniciteit kan van groot belang zijn voor bepaalde aspecten van de aanpak van ergonomie binnen uw organisatie.

Zet maar eens de fysieke ergonomische behoeftes van een traditionele onderneming, waarin de meeste mensen iedere dag van 9 tot 5 aan hetzelfde bureau zitten, tegenover die van een vernieuwende onderneming, waarin Het Nieuwe Werken de standaard is.

In het traditionele kantoor kan iedere medewerker de werkplek aanpassen aan zijn/haar eigen, vrijwel constante behoeftes. In het vernieuwende kantoor is het een komen en gaan van mensen die een willekeurig beschikbaar bureau gebruiken om op hun laptop of tablet of een gemeenschappelijke pc te werken. Dan zijn er ook nog de vergaderkamers, gezamenlijke werkplekken, werklounges, noem maar op. De laatstgenoemde onderneming moet waarschijnlijk meer aandacht besteden aan informatie en andere eisen stellen aan kantoormeubilair en accessoires dan de traditionele onderneming.

Altijd in ontwikkeling

In onze veranderende digitale wereld moeten organisaties ook continu hun ergonomische aanpak evalueren en veranderen. Twee goede voorbeelden hiervan zijn software en tablets.

Een paar jaar geleden werkte niemand op een tablet, vandaag de dag werken veel mensen op een tablet en over een tijdje werken we misschien allemaal op een tablet. Wie zal het zeggen? Mensen houden een tablet langere tijd vast op een vreemde manier en in een ongemakkelijke houding, die ze nooit zouden gebruiken bij een traditionele pc of laptop. Meestal houden mensen een tablet vast op een manier die misschien wel goed voelt, maar die feitelijk eerder 'de minst slechte houding' is dan de beste houding. En dat kan ook bijna niet anders, want ze moeten een scherm vasthouden dat tegelijk ook een toetsenbord is^[xiv].

Ook software biedt uitdagingen. Bij goede software zitten de instrumenten voor bepaalde taken, bijvoorbeeld de paginaopmaak in een redactieprogramma, gegroepeerd in intuïtieve of logische clusters. In dit geval biedt het programma goede ergonomie^[xv]: het helpt de gebruiker door diens werk efficiënter en leuker te maken. Maar veel software heeft het tegenovergestelde effect met chaotische, onlogische koppelingen waardoor de gebruiker langzamer werkt, meer frustratie ervaart, eerder vermoeid raakt en slecht gehumeurd raakt.

Bedrijfscultuur

Terugdenkend aan de 2 voorbeelden over tablets en software: wat is nu de beste oplossing? Een richtlijn uitvaardigen over de juiste manier om een tablet vast te houden? Alle software die niet voldoet aan bepaalde criteria boycotten? Een artikel in het bedrijfsblad met een link naar informatie over correct ergonomisch gedrag? Een discussie met lokale managers over teambesprekingen om de ideale oplossing per team te vinden? Zoals u misschien al heeft geraden, is er geen perfect antwoord. Bovenstaande opties zijn gebaseerd op een grote organisatie, maar een bedrijf met 5 medewerkers is een heel ander verhaal. Alles is afhankelijk van uw bedrijfscultuur en u moet doen wat het beste werkt voor uw organisatie.

En ook het aandachtsgebied 'activiteit' wordt sterk bepaald door de bedrijfscultuur. Sommige organisaties proberen hun medewerkers aan het sporten te krijgen door samen oefeningen te doen tijdens de lunch of zich als team in te schrijven voor een halve marathon. Andere organisaties bieden hun medewerkers cholesterol- en bloeddrukonderzoeken aan. Zoals bij alles op de werkvloer hangt ook dit af van uw mensen, uw omstandigheden en uw stijl.

Hoe Dataflex kan helpen

Bij Dataflex zijn we gespecialiseerd in één aspect van het fysieke ergonomische plaatje: het ontwikkelen van prijswinnende monitorarmen, toolbars, documenthouders en vele andere ergonomische computerwerkplek-accessoires. En omdat we ons hier al 30 jaar in specialiseren, kunnen we u deskundig advies geven over dit belangrijke onderdeel van uw ergonomische proces.

1. Canadian Centre for Occupational Health & Safety http://www.ccohs.ca/oshanswers/ergonomics/lighting_general.html
2. The Guardian http://www.theguardian.com/small-business-network/2014/feb/20/sound-acoustics-productive-office
3. Lawrence Berkeley National Laboratory, Berkeley, CA.https://indoor.lbl.gov/sites/all/files/lbnl-60946.pdf
4. Association for Psychological Sciencehttp://www.psychologicalscience.org/index.php/news/releases/tidy-desk-or-messy-desk-each-has-its-benefits.html
5. New University of Technology Sydney research, covered in a Nursery & Garden Industry Australia articlehttp://www.ngia.com.au/Attachment?Action=Download&Attachment_id=1430
6. Wikipediahttps://en.wikipedia.org/wiki/Sedentary_lifestyle
7. NPRhttp://www.npr.org/2011/04/25/135575490/sitting-all-day-worse-for-you-than-you-might-think
8. University of Melbournehttp://newsroom.melbourne.edu/news/n-19
9. WebMDhttp://www.webmd.com/diet/6-reasons-to-drink-water?page=1
10. Washington State Dept. of Labor & Industrieshttp://www.pshfes.org/Resources/Documents/Ergonomics_cost_benefit_case_study_collection.pdf
11. US Dept of Laborhttps://www.osha.gov/dcsp/smallbusiness/safetypays/estimator.html
12. US Dept. Of Laborhttps://www.osha.gov/SLTC/ergonomics/success_stories.html
13. Fast Companyhttp://www.fastcompany.com/3021985/work-smart/the-science-of-posture-why-sitting-up-straight-makes-you-happier-and-more-product
14. Work: A Journal of Prevention, Assessment, and Rehabilitationhttp://www.iospress.nl/ios_news/shoulder-pain-from-using-your-ipad-dont-use-it-on-your-lap
15. Ergowebhttps://ergoweb.com/what-is-cognitive-ergonomics