Dataflex

Beleidsverklaring persoonsgegevens Dataflex

Dataflex International B.V. en al haar dochterondernemingen (Dataflex Benelux B.V., Dataflex Deutschland GmbH, Dataflex France Sarl en Dataflex UK Ltd.), hierna te noemen “Dataflex” gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van derden. Hierbij voldoet Dataflex aan de wettelijke eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit document dient ter informatie hierover.

1. Wat is een persoonsgegeven?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of naar iemand te herleiden is.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Dataflex?

Dataflex verwerkt alleen de gegevens die benodigd zijn voor de bedrijfsvoering. Overige informatie wordt niet gevraagd en, mocht die Dataflex toch bereiken, verwijderd. Voorbeelden van benodigde gegevens voor de bedrijfsvoering zijn:
    contactgegevens
    - naam
    - adres
    - woonplaats
    - telefoonnummer
    - e-mailadres
  • geslacht
  • klantnummer(-s)
  • financiële gegevens
    - bankrekeninginformatie
    - offertes
    - bestellingen
    - facturen
  • gegevens over gebruik van producten en/of diensten
  • gegevens uit onderzoeken en verslagen

3. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de AVG:
  • toestemming;
  • uitvoering van een overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • vervulling van een taak van algemeen belang;
  • gerechtvaardigd belang van Dataflex of derde.

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer.

4. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens

Dataflex verwerkt persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden:
  • Het opbouwen en onderhouden van klantrelaties inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de verantwoordelijke, dealers, servicepartners en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden.
  • Het afhandelen van bestellingen (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling.
  • Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het vervullen van garantieverplichtingen en productherroepingen voor onze eigen dienstverlening en die van dealers of servicepartners, het afhandelen van klachten en verzoeken.
  • Het uitvoeren van marktonderzoek om onze bedrijfsvoering, diensten en producten te verbeteren.
  • Het op de hoogte houden van klantrelaties van prijswijzigingen, assortimentsmutaties of andere commerciële informatie. Hierbij bestaat altijd de mogelijkheid tot afmelding of wijziging van mailadres.
  • Het verbeteren van de inhoud van de communicatie van Dataflex door deze op persoonlijke voorkeuren af te stemmen.
  • Het (verder) ontwikkelen en verbeteren van nieuwe en bestaande producten en diensten.
  • Het meten van klanttevredenheid, het bieden van managementinformatie en het bepalen van de algehele bedrijfsstrategie.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en overeenkomsten.

5. Delen met derden

Dataflex deelt persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen:
  • met gelieerde financiële dienstverleners;
  • met geautoriseerde dealers of servicepartners uit het distributienetwerk van Dataflex;
  • bij wettelijke verplichting of bevoegdheid om persoonsgegevens aan derden te verstrekken;
  • bij vermoeden van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik, kan Dataflex persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn, zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders;
  • Dataflex kan gegevens ook delen met andere bedrijfsonderdelen binnen de Dataflex holding voor de uitvoering van overeenkomsten, of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice, en het analyseren van dienstverlening;
  • met partijen die Dataflex assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn (denk aan accountants en (juridisch) adviseurs);
  • voor bedrijfseconomische doeleinden (zoals de verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen of een reorganisatie.

6. Bewaartermijnen gegevens

Persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig met het interne dataretentiebeleid van Dataflex en/of zo lang als (i) de klantrelatie duurt, (ii) Dataflex wettelijk verplicht is gegevens te bewaren, of (iii) Dataflex op goede gronden denkt gegevens te mogen bewaren, bijv. voor garantieclaims.

7. In kaart brengen websitebezoek

Bij bezoek van de Dataflex websites kunnen cookies gebruikt worden met als doel bezoekers een betere, snellere en veiligere en gepersonaliseerde klantervaring te kunnen bieden. Cookies kunnen geweigerd worden (Voor meer details, zie: https://www.dataflex-int.com/nl/cookies).

8. Rechten

Iedereen heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens Dataflex van hem/haar heeft vastgelegd en aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt. Neem hiervoor contact op met [email protected]. Dataflex zal zich inspannen om te reageren binnen de wettelijke termijn.

Overige rechten van personen van wie Dataflex gegevens verwerkt zijn:

  • het recht om toestemming tot verwerking van (bepaalde) persoonsgegevens in te trekken, voor zover dat niet in strijd is met andere (wettelijke) verplichtingen van Dataflex;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • het recht om persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren;
  • het recht op verwijdering van persoonsgegevens, voor zover dat niet in strijd is met andere (wettelijke) verplichtingen van Dataflex;
  • het recht op beperking van de betreffende verwerking;
  • het recht op dataportabiliteit;
  • het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
  • het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van Dataflex of een derde (afhankelijk van persoonlijke omstandigheden).

9. Beveiliging en bescherming van gegevens

Dataflex past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. Dataflex heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.

10. Contact

Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot deze beleidsverklaring persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: [email protected]

11. Wijzigingen

De manier waarop en de samenstelling of hoeveelheid van persoonsgegevens die Dataflex persoonsgegevens verwerkt kan wijzigen. Daarom behoudt Dataflex zich het recht voor deze beleidsverklaring persoonsgegevens aan te passen. Indien noodzakelijk worden betrokkenen op de hoogte gebracht van een wijziging. In deze beleidsverklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 23 mei 2018.